Administration: Formulare

In JVerein werden u. a. für Spendenbescheinigungen Formulare hinterlegt. Bei den Formularen handelt es sich um PDF-Dokumente. Diese PDF-Dokumente können mit einem beliebigen Programm (z. B. OOWriter oder in Verbindung mit einem PDF-Drucker wie FreePDF) erstellt werden. In JVerein können zu jedem Formular Formularfelder definiert werden. Diese Formularfelder werden auf dem PDF-Dokument an festen Stellen positioniert. JVerein schreibt dann an diesen Positionen mit dem für das jeweilige Formularfeld definierten Zeichensatz und in der gewünschten Zeichengröße Inhalte aus der Datenbank oder die auf der jeweiligen Maske eingetragenen Werte.

Liste der bereits definierten Formulare:

Durch einen Klick auf "neu" bzw. mit einem Doppelklick auf ein bestehendes Formular öffnet sich das Formular-Bearbeitungsfenster - im zweiten Fall bereits gefüllt mit den vorhandenen Werten (siehe unten). Mit einem Rechtsklick auf ein bestehendes Formular öffnet sich ein Kontextmenü. Dort kann man auswählen: Der Dialog zur Definition von neuen bzw. zur Bearbeitung von bestehenden Formularfeldern für das jeweilige Formular kann geöffnet werden, das Formular selbst kann mit den Formularfeldern angezeigt werden, wobei Beispieldaten eingefügt werden, oder das Formular kann gelöscht werden.

Jedem Formular wird ein eindeutiger Name gegeben. Ein Formulartyp ist auszuwählen. Bei der Neuaufnahme oder beim Update eines Formulares ist eine PDF-Datei auszuwählen. Die PDF-Vorlage wird in der Datenbank gespeichert, d. h. wenn die Vorlage auf der Festplatte geändert wird, hat das erst mal keine Auswirkungen auf JVerein bis es erneut importiert wird.

Liste der Formularfelder:

Folgende Formularfelder stehen für Spendenbescheinigungen zur Verfügung:

Tagesdatum	Enthält das aktuelle Datum im Format TT.MM.JJJJ
Empfänger	Empfänger der Spendenbescheinigung. Der jeweilige Dialog zur Ausstellung einer Spendenbescheinigung bzw. einer Rechnung enthält mehrere Zeilen für die Adresse. In manchen Dialogen werden diese Zeilen bereits aus den Bestandsdaten automatisch gefüllt. Sie werden an der definierten Position untereinander ausgegeben.
Bescheinigungsdatum	Datum der Bescheinigung aus der Datenbank. Formatiert TT.MM.JJJJ
Betrag	Höhe der Spende
Betrag in Worten	Der Betrag ausgeschrieben in Worten.
Spendedatum	Datum der Spende aus der Datenbank. Formatiert TT.MM.JJJJ
ErsatzAufwendungen	Aus der Datenbank

Folgende Formularfelder stehen für Rechnungen zur Verfügung:

Tagesdatum	Enthält das aktuelle Datum im Format TT.MM.JJJJ
Empfänger	Empfänger der Rechnung. Formatiert für ein Adressfeld.
Zahlungsgrund	Multipel. Ab Version 1.4 können mehrere Positionen für ein Mitglied in Rechnung gestellt werden. Zur korrekten Darstellung ist "Zahlungsgrund" zu verwenden.
Zahlungsgrund1	Sollte ab Version 1.4 nicht mehr verwendet werden.
Zahlungsgrund2	Sollte ab Version 1.4 nicht mehr verwendet werden.
Buchungsdatum	Multipel
Betrag	Multipel
sowie alle Felder des Mitgliedsdatensatzes

Im Menü "Formularfelder" öffnet sich durch einen Klick auf "neu" bzw. mit einem Doppelklick auf ein bestehendes Formularfeld der Dialog zur Bearbeitung des Formularfelds - im zweiten Fall bereits gefüllt mit den vorhandenen Werten (siehe unten). Mit einem Rechtsklick auf ein bestehendes Formularfeld öffnet sich ein Kontextmenü, über das das Formularfeld gelöscht werden kann.

Die Definition eines Formularfeldes besteht aus dem Inhalt, der über ein vordefiniertes Feld belegt wird (Empfänger, Betrag etc.), der Startposition auf der Seite (gemessen von links und unten in Millimetern, eine Positionierung auf hundertstel Millimeter ist möglich), der Schriftart/Font (auswählbar aus einer Liste) und der Schriftgröße (Font-Höhe).

Wenn die Formularfelder definiert wurden, kann die Position in Verbindung mit dem aktuellen Formular überprüft und angepasst werden. Gehe hierzu in das Menü "Formulare", markiere das aktuell bearbeitete Formular und gehe über das Kontext-Menü (rechter Mausklick) auf "anzeigen". Prüfe das Aussehen des generierten Formulars anhand der Testdaten und korrigiere gegebenenfalls noch einmal die Positionen der Formularfelder und die Schriftgrößen bis das Gesamtbild passt.

Beispiel für ein Formular (ohne Daten)

Beispiel für ein ausgefülltes Formular