Administration: Import

Zur Zeit ist der Import von Daten über das durch das Programm SPG-Verein (Sparkasse) vorgegebene CSV-Format realisiert. Einige zusätzliche Datenfelder können importiert werden. Der Dateiname muss eine Endung haben. Z. B. .csv oder .txt. Es kann jede beliebige Endung verwendet werden. Die Daten werden in SPG-Verein unter Extras - Daten exportieren mit folgenden Parametern ausgegeben:

Vorlage: Winword
Dateiendung: .doc
Feldseparator: ;=Strichpunkt/Semikolon
Feldeinrahmung: keine
Zeichensatz: ISO-8859-1
Feldnamen: Ankreuzen

Andere Programme müssen eine Datei mit folgenden Spalten erzeugen:

Spalte	Inhalt	Max. Länge	Spalte muss existieren	Leere Spalte erlaubt
Mitglieds_Nr	Mitgliedsnummer. Wird bei der Verwendung von externen Mitgliedsnummern auch in die entsprechende Spalte eingetragen.		ja	nein
Adresstyp	1 = Mitglied, 2 = Spender Weitere Adresstypen können über Administration \| Adresstypen erfasst werden. Die ID wird in der Übersicht angezeigt. Ab Version 2.1	2	nein	nein
Personenart	n = natürliche Person, j = juristische Person (Firma, Organisation, Behörde). Wenn die Spalte Personenart nicht in der Importdatei existiert, wird defaultmäßig 'n' übernommen.	1	nein	nein
Anrede	Herrn/Frau	10, ab V1.3: 40	ja	ja
Titel	Dr. ....	20, ab V1.3: 40	ja	ja
Nachname	Nachname, wenn Personenart = j, dann Firmenname Zeile 1	40	ja	nein
Vorname	Vorname, wenn Personenart = j, dann Firmenname Zeile 2	40	ja	nein
Adressierungszusatz	Adressierungszusatz, z. B. bei Lieschen Müller (ab. V 1.1), max. 40 Stellen	40	nein	ja
Strasse	Straßenname inkl. Hausnummer	40	ja	nein
Plz	Postleitzahl	10	ja	nein
Ort	Ort	40	ja	nein
Staat	Staat bei Auslandsanschriften	50	nein	ja
Geburtsdatum	Format TT.MM.JJJJ	10	ja	in Abhängigkeit von den Einstellungen
Sterbetag	Format TT.MM.JJJJ	10	ja	ja
Geschlecht	m oder w	1	ja	ja
Bankleitzahl	Bankleitzahl	8	ja	Wenn Zahlungsart Lastschrift: nein, sonst ja
Kontonummer	Kontonummer	10	ja	Wenn Zahlungsart Lastschrift: nein, sonst ja
Zahlungsart	l (Kleinbuchstabe L)] für Lastschrift, b für Barzahlung oder u für Überweisung	1	ja	ja
Zahlungsrhytmus	1 monatlich, 3 vierteljährlich, 6 halbjährlich, 12 jährlich, wenn keine Angabe erfolgt, wird jährlich angenommen.	2	nein	ja
Zahler	Kontoinhaber, wenn nicht identisch mit dem Mitglied	27	ja	ja
Telefon_privat	private Telefonnummer	20	ja	ja
Telefon_dienstlich	dienstliche/geschäftliche Telefonnummer	20	ja	ja
Handy	Mobile Telefonnummer	20	nein	ja
Email	EMail-Adresse	50	ja	ja
Eintritt	Eintrittsdatum im Format TT.MM.JJJJ	10	ja	ja
Beitragsart_1	Bezeichnung der Beitragsart. Z. B. Jugendliche, Erwachsene, Familien ...	30	ja	nein
Beitrag_1	Höhe des Beitrages in Euro (Format xxx,xx)		ja	nein
individuellerbeitrag	Höhe des individuellen Beitrages in Euro (Format xxx,xx). Ab Version 2.0		nein	ja
Austritt	Datum des Austritts im Format TT.MM.JJJJ. Je nach Vereinssatzung ist die Kündigung erst zum Jahresende wirksam. Hier wird das Wirksamwerden der Kündigung vermerkt. Format TT.MM.JJJJ.	10	ja	ja
Kuendigung	Datum der Kündigung im Format TT.MM.JJJJ	10	ja	ja
Vermerk1	1. Vermerk	255	nein	ja
Vermerk2	2. Vermerk	255	nein	ja
Eigenschaft_xxxxx	Eigenschaft eines Mitglieds. Diese Spalte kann mehrfach vorkommen. Anstatt von xxxxx wird die Eigenschaftengruppe eingetragen. Die importieren Eigenschaften dieser Gruppe zugeordnet.	30	nein	ja

Als Feldtrennzeichen wird das Semikolon verwendet. Jede Zeile muss die gleiche Anzahl Semikola enthalten. Die Datei darf keine Anführungszeichen enthalten. Bei jedem Mitglied müssen die Spalten Beitragsart 1 und Beitrag 1 gefüllt sein.

Beispieldatei:


Mitglieds_Nr;Anrede;Titel;Nachname;Vorname;Straße;Plz;Ort;Geburtsdatum;Geschlecht;Bankleitzahl;Kontonummer;Zahlungsart;Zahler;Telefon_privat;Telefon_dienstlich;Email;Eintritt;Beitragsart_1;Beitrag_1;Austritt;Kündigung
22;Herrn;Dr.;Meier;Hans;Ackerstr.1;12345;Testenhausen;22.02.1970;m;12345678;12345;l;;12345;;hans.meier@web.de;01.01.2000;Erwachsene;22,00;;;

Jede Datei enthält eine Kopfzeile und pro Mitglied eine Zeile. Beim Import werden sowohl die Beitragsgruppen-Tabelle als auch die Mitgliedertabelle aufgebaut. Ein erneuter Import löscht die vorhandenen Daten nach einer entsprechenden Warnung.

Sofern vor dem Import Zusatzfelder definiert wurden, können diese auch importiert werden. Die Datenfelder sind entsprechend der Bezeichnung in der Felddefinition in die Datei einzustellen.

Die Eingabedatei muss ISO-8859-1-codiert sein.

Erweiterter Import ( ab Version 2.1 )

Vor jedem Import sollten Sie sich im klaren sein, welche Einstellungen sie vorgenommen haben. Z.B wenn sie Eintrittsdatum als Pflichtfeld definieren, dann muss für jedes Mitglied das Eintrittsdatum auch definiert sein. Außerdem sollten sie berücksichtigen die, in der Tabelle definierte, maximale Länge die jeder Eintrag haben darf. Wenn Sie dann noch die unterstützten Formate berücksichtigen dann sollte einem Import nicht mehr viel im Weg stehen.

Das augenscheinlichste was sich am Importer verändert hat ist die Oberfläche, diese ist nun zweigeteilt. Auf der linken Seite befindet sich eine Tabelle mit allen nötigen ( rot hinterlegt ) und allen optionalen Spalten. Auf der rechten Seite erscheinen nach der Auswahl der zu importierenden Datei, die in dieser definierten Spaltennamen. Nach dem öffenen werden automatisch die Spalten zugeordnet die den gleichen Namen besitzen, wobei die Groß/Kleinschreibung ignoriert wird. Falls Sie Zusatzfelder definiert haben, so werden diese ebenfalls angezeigt. Und wenn es Eigenschaftsfelder in der Importdatei gibt, werden diese nach dem öffnen ebenfalls direkt anzeigt und einander zugeordnet. Die restlichen Felder müssen sie dann mittels Drag & Drop den enstprechenden Spalten zuweisen. Und sollte eine Zuweisung falsch sein, so können sie diese wieder leicht mit der Entf-Taste löschen.

Import View

Es gibt nicht nur sichtbare Änderungen sondern ein paar auch unter der Haube. Deshalb hat sich die Tabelle ein wenig geändert, vor allem die möglichen Formatierungen wurden erweitert. Und falls Ihre Einträge in Einführungstrichen eingefasst ist z.B. "Name", dann werden diese automatisch entfernt.

Spalte	Inhalt	Max. Länge	Spalte muss existieren	Leere Spalte erlaubt
Mitglieds_Nr	Mitgliedsnummer, muss eine eindeutige ID sein, ansonsten kommt es zu einem Fehler. Wird bei der Verwendung von externen Mitgliedsnummern auch in die entsprechende Spalte eingetragen.		ja	nein
Personenart	n = natürliche Person, j = juristische Person (Firma, Organisation, Behörde). Wenn die Spalte Personenart nicht in der Importdatei existiert, wird defaultmäßig 'n' übernommen.	1	nein	ja
Anrede	Herrn / Frau	40	ja	ja
Titel	Dr. ....	40	ja	ja
Nachname	Nachname, wenn Personenart = j, dann Firmenname Zeile 1	40	ja	nein
Vorname	Vorname, wenn Personenart = j, dann Firmenname Zeile 2	40	ja	nein
Adressierungszusatz	Adressierungszusatz	40	nein	ja
Strasse	Straßenname inkl. Hausnummer	40	ja	nein
Plz	Postleitzahl	10	ja	nein
Ort	Ort	40	ja	nein
Staat	Staat bei Auslandsanschriften	50	nein	ja
Geburtsdatum	Format TT.MM.JJJJ oder TT.MM.JJ oder TT/MM/JJJJ oder TT/MM/JJJJ. Bei JJ wird funktioniert fuer alle Mitglieder jünger hundert richtig, für älter Menschen muss es angepasst werden. Eine Warnung wird ausgegeben.	10	ja	in Abhängigkeit von den Einstellungen
Sterbetag	Sterbetag, Austritt sollte auch definiert sein, ansonsten wird das Sterbedatum als Austrittsdatum angenommen. Unterstützte Formate siehe Geburtsdtatum	10	ja	ja
Geschlecht	muss mit einem kleinen oder großen m oder w beginnen z.B. gültig Weiblich, männlich oder auch M oder w, alles gültige Formate	1	ja	ja
Bankleitzahl	Bankleitzahl	8	ja	Wenn Zahlungsart Lastschrift: nein, sonst ja
Kontonummer	Kontonummer	10	ja	Wenn Zahlungsart Lastschrift: nein, sonst ja
Zahlungsart	l (Kleinbuchstabe L)] oder Lastschrift oder Abbuchung oder Bankeinzug für Lastschrift, b oder bar für Barzahlung u oder ueberweisung für Überweisung	1	ja	ja
Zahlungsrhytmus	1 monatlich, 3 vierteljährlich, 6 halbjährlich, 12 jährlich, wenn keine Angabe erfolgt, wird jährlich angenommen.	2	nein	ja
Zahler	Kontoinhaber, wenn nicht identisch mit dem Mitglied	27	ja	ja
Telefon_privat	private Telefonnummer	20	ja	ja
Telefon_dienstlich	dienstliche / geschäftliche Telefonnummer	20	ja	ja
Handy	Mobile Telefonnummer	20	nein	ja
Email	EMail-Adresse	50	ja	ja
Eintritt	Eintrittsdatum, unterstützte Formate siehe Geburtsdatum	10	ja	in Abhängigkeit von den Einstellungen
Beitragsart_1	Bezeichnung der Beitragsart. Z. B. Jugendliche, Erwachsene, Familien ...	30	ja	nein
Beitrag_1	Höhe des Beitrages in Euro (Format xxx,xx)		ja	nein
individuellerbeitrag	Höhe des individuellen Beitrages in Euro (Format xxx,xx). Ab Version 2.0		nein	ja
Austritt	Datum des Austritts, je nach Vereinssatzung ist die Kündigung erst zum Jahresende wirksam. Hier wird das Wirksamwerden der Kündigung vermerkt. Unterstützte Formate siehe Geburtsdatum.	10	ja	ja
Kuendigung	Datum der Kündigung. Unterstützte Formate siehe Geburstdatum	10	ja	ja
Vermerk1	1. Vermerk	255	nein	ja
Vermerk2	2. Vermerk	255	nein	ja
Eigenschaft_xxxxx	Eigenschaft eines Mitglieds. Diese Spalte kann mehrfach vorkommen. Anstatt von xxxxx wird die Eigenschaftengruppe eingetragen. Die importieren Eigenschaften dieser Gruppe zugeordnet.	30	nein	ja