Import

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Der Import

Zur Zeit ist der Import von Daten über das durch das Programm SPG-Verein (Sparkasse) vorgegebene CSV-Format realisiert. Diese Datenstruktur kann auch von anderen Programmen (auch Excel, LibreOffice und Co.) erzeugt werden (wird weiter unten beschrieben).

Einige zusätzliche Datenfelder können importiert werden. Der Dateiname muss eine Endung haben. Z.b..csv oder .txt. Der Dateiname darf keine Leerstellen enthalten. Es kann jede beliebige Endung verwendet werden. Die Daten werden in SPG-Verein unter Extras - Daten exportieren mit folgenden Parametern ausgegeben:

  • Vorlage: Winword
  • Dateiendung: .doc
  • Feldseparator: ;=Strichpunkt/Semikolon
  • Feldeinrahmung: keine
  • Zeichensatz: ISO-8859-1
  • Feldnamen: Ankreuzen

Als Feldtrennzeichen wird das Semikolon verwendet. Jede Zeile muss die gleiche Anzahl Semikola enthalten. Die Datei darf keine Anführungszeichen enthalten. Bei jedem Mitglied müssen die Spalten Beitragsart 1 und Beitrag 1 gefüllt sein.

Jede Datei enthält eine Kopfzeile und pro Mitglied eine Zeile. Beim Import werden sowohl die Beitragsgruppen-Tabelle als auch die Mitgliedertabelle aufgebaut. Ein erneuter Import löscht die vorhandenen Daten nach einer entsprechenden Warnung.

Sofern vor dem Import Zusatzfelder definiert wurden, können diese auch importiert werden. Die Datenfelder sind entsprechend der Bezeichnung in der Felddefinition in die Datei einzustellen.

Die Eingabedatei muss ISO-8859-1-codiert sein.

EinstellungenImport.png

Vor jedem Import sollten Sie sich im klaren sein, welche Einstellungen sie vorgenommen haben. Z.B. wenn sie Eintrittsdatum als Pflichtfeld definieren, dann muss für jedes Mitglied das Eintrittsdatum auch definiert sein. Außerdem sollten sie die, in der Tabelle definierte, maximale Länge, die jeder Eintrag haben darf, berücksichtigen. Wenn Sie dann noch die unterstützten Formate berücksichtigen sollte einem Import nicht mehr viel im Weg stehen.

Das Augenscheinlichste, was sich am Importer verändert hat, ist die Oberfläche; diese ist nun zweigeteilt. Auf der linken Seite befindet sich eine Tabelle mit allen nötigen ( rot hinterlegt ) und allen optionalen Spalten. Auf der rechten Seite erscheinen nach der Auswahl der zu importierenden Datei die in dieser definierten Spaltennamen. Nach dem Öffnen werden automatisch die Spalten zugeordnet, die den gleichen Namen besitzen, wobei die Groß/Kleinschreibung ignoriert wird. Falls Sie Zusatzfelder definiert haben, so werden diese ebenfalls angezeigt. Wenn es Eigenschaftsfelder in der Importdatei gibt werden diese nach dem Öffnen ebenfalls direkt anzeigt und einander zugeordnet. Die restlichen Felder müssen sie dann mittels Drag & Drop den enstprechenden Spalten zuweisen. Sollte eine Zuweisung falsch sein, so können sie diese wieder leicht mit der Entf-Taste löschen.

Es gibt nicht nur sichtbare Änderungen sondern ein paar auch unter der Haube. Deshalb hat sich die Tabelle ein wenig geändert, vor allem die möglichen Formatierungen wurden erweitert. Falls Ihre Einträge in Einführungstrichen eingefasst ist z.B. "Name", dann werden diese automatisch entfernt.

Importfelder

Spalte Inhalt Max. Länge Spalte muss existieren Leere Spalte erlaubt MySQL
Mitglieds_Nr Mitgliedsnummer, muss eine eindeutige ID sein, ansonsten kommt es zu einem Fehler. Wird bei der Verwendung von externen Mitgliedsnummern auch in die entsprechende Spalte eingetragen. ja nein `id` bigint(20) NOT NULL AUTO_INCREMENT, `externemitgliedsnummer` varchar(50) DEFAULT NULL, PRIMARY KEY (`id`), UNIQUE KEY `id` (`id`), UNIQUE KEY `externemitgliedsnummer` (`externemitgliedsnummer`)
Personenart n = natürliche Person, j = juristische Person (Firma, Organisation, Behörde). Wenn die Spalte Personenart nicht in der Importdatei existiert, wird defaultmäßig 'n' übernommen. 1 nein ja char(1) DEFAULT NULL
Anrede Herrn / Frau 40 ja ja varchar(40) DEFAULT NULL
Titel Dr. .... 40 ja ja varchar(40) DEFAULT NULL
Nachname Nachname, wenn Personenart = j, dann Firmenname Zeile 1 40 ja nein `name` varchar(40) NOT NULL
Vorname Vorname, wenn Personenart = j, dann Firmenname Zeile 2 40 ja nein varchar(40) DEFAULT NULL
Adressierungszusatz Adressierungszusatz 40 nein ja varchar(40) DEFAULT NULL
Strasse Straßenname inkl. Hausnummer 40 ja nein varchar(40) NOT NULL
Plz Postleitzahl 10 ja nein varchar(10) NOT NULL
Ort Ort 40 ja nein varchar(40) NOT NULL
Staat Staat bei Auslandsanschriften 50 nein ja varchar(50) DEFAULT NULL
Geburtsdatum Format TT.MM.JJJJ oder TT.MM.JJ oder TT/MM/JJJJ oder TT/MM/JJJJ. Bei JJ wird funktioniert fuer alle Mitglieder jünger hundert richtig, für älter Menschen muss es angepasst werden. Eine Warnung wird ausgegeben. 10 ja in Abhängigkeit von den Einstellungen date DEFAULT NULL
Sterbetag Sterbetag, Austritt sollte auch definiert sein, ansonsten wird das Sterbedatum als Austrittsdatum angenommen. Unterstützte Formate siehe Geburtsdtatum 10 ja ja date DEFAULT NULL
Geschlecht muss mit einem kleinen oder großen m, w oder o beginnen
z.B. gültig: Weiblich, männlich, ohne Angabe, M, w, o
Ist diese Spalte bei einem Mitglied leer so wird man bei der nächsten Bearbeitung des Mitglieds in JVerein aufgefordert das Geschlecht nachzutragen. Möchte man dies vermeiden, sollte man vor dem Import leere Daten in dieser Spalte mit bspw. o belegen.
1 ja ja char(1) DEFAULT NULL
BIC BIC 11 ja Ab Version 2.5: Wenn Zahlungsart Lastschrift: nein, sonst ja varchar(11) DEFAULT NULL
IBAN IBAN 35 ja Ab Version 2.5: Wenn Zahlungsart Lastschrift: nein, sonst ja varchar(34) DEFAULT NULL
Bankleitzahl Bankleitzahl 8 ja Wenn Zahlungsart Lastschrift: nein, sonst ja varchar(8) DEFAULT NULL
Kontonummer Kontonummer 10 ja Wenn Zahlungsart Lastschrift: nein, sonst ja varchar(16) DEFAULT NULL
Mandat_Datum Datum des Mandates TT.MM.JJJJ ja Ab Version 2.5 date DEFAULT NULL
Zahlungsart l (Kleinbuchstabe L) oder Lastschrift oder Abbuchung oder Bankeinzug für Lastschrift,
b oder bar für Barzahlung
u oder ueberweisung für Überweisung
1 ja ja 1 SEPA, 2 Überweisung, 3 Bar, `zahlungsweg` int(11) DEFAULT NULL
Zahlungsrhytmus 1 monatlich, 3 vierteljährlich, 6 halbjährlich, 12 jährlich, wenn keine Angabe erfolgt, wird jährlich angenommen. 2 nein Ab Version 2.7 Rev. 485, ja int(11) DEFAULT NULL
Zahlungstermin 1 = Monatlich, 31 = Vierteljährlich (Jan./Apr./Juli/Okt,), 32 = Vierteljährlich (Feb./Mai /Aug./Nov.), 33 = Vierteljährlich (März/Juni/Sep./Dez.), 61 = Halbjährlich (Jan./Juli), 62 = Halbjährlich (Feb./Aug.), 63 = Halbjährlich (März/Sep.), 64 = Halbjährlich (Apr./Okt.), 65 = Halbjährlich (Mai /Nov.), 66 = Halbjährlich (Juni/Dez.), 1201 = Jährlich (Jan.), 1202 = Jährlich (Feb.), 1203 = Jährlich (März), 1204 = Jährlich (Apr.), 1205 = Jährlich (Mai ), 1206 = Jährlich (Juni), 1207 = Jährlich (Juli), 1208 = Jährlich (Aug.), 1209 = Jährlich (Sep.), 1210 = Jährlich (Okt.), 1211 = Jährlich (Nov.), 1212 = Jährlich (Dez.) 1-4 nein ja int(11) DEFAULT NULL
Zahler Kontoinhaber, wenn nicht identisch mit dem Mitglied 27 ja ja, bis Version 2.4.2
KtoiPersonenart Personenart des abweichenden Kontoinhabers, n = natürliche Person, j = juristische Person 1 nein nein, ab Version 2.5
KtoiAnrede Anrede des abweichenden Kontoinhabers 10 nein nein, ab Version 2.5
KtoiTitel Titel des abweichenden Kontoinhabers (Dr. o. ä.) 10 nein nein, ab Version 2.5
KtoiName Name des abweichenden Kontoinhabers 40 nein nein, ab Version 2.5
KtoiVorname Vorname des abweichenden Kontoinhabers 40 nein nein, ab Version 2.5
KtoiStrasse Straße des abweichenden Kontoinhabers 40 nein nein, ab Version 2.5
KtoiAdressierungszusatz Adressierungszusatz des abweichenden Kontoinhabers 40 nein nein, ab Version 2.5
KtoiPlz Postleitzahl des abweichenden Kontoinhabers 10 nein nein, ab Version 2.5
KtoiOrt Ort des abweichenden Kontoinhabers 40 nein nein, ab Version 2.5
KtoiStaat Staat des abweichenden Kontoinhabers 40 nein nein, ab Version 2.5
KtoiEMail EMail-Adresse des abweichenden Kontoinhabers 50 nein nein, ab Version 2.5
Telefon_privat private Telefonnummer 20 ja ja
Telefon_dienstlich dienstliche / geschäftliche Telefonnummer 20 ja ja
Handy Mobile Telefonnummer 20 nein ja
Email EMail-Adresse 50 ja ja
Eintritt Eintrittsdatum, unterstützte Formate siehe Geburtsdatum 10 ja in Abhängigkeit von den Einstellungen
Beitragsart_1 Bezeichnung der Beitragsart. Z. B. Jugendliche, Erwachsene, Familien ... 30 ja nein
Beitrag_1 Höhe des Beitrages in Euro (Format xxx,xx) ja nein
individuellerbeitrag Höhe des individuellen Beitrages in Euro (Format xxx,xx). Ab Version 2.0 nein ja
Austritt Datum des Austritts, je nach Vereinssatzung ist die Kündigung erst zum Jahresende wirksam. Hier wird das Wirksamwerden der Kündigung vermerkt. Unterstützte Formate siehe Geburtsdatum. 10 ja ja
Kuendigung Datum der Kündigung. Unterstützte Formate siehe Geburstdatum 10 ja ja
Vermerk1 1. Vermerk 255 nein ja
Vermerk2 2. Vermerk 255 nein ja
Eigenschaft_xxxxx Eigenschaft eines Mitglieds. Diese Spalte kann mehrfach vorkommen. Anstatt von xxxxx wird die Eigenschaftengruppe eingetragen. Die importieren Eigenschaften dieser Gruppe zugeordnet. 30 nein ja

Beispieldatei

Mit den Pflichtfeldern

Mitglieds_Nr;Anrede;Titel;Nachname;Vorname;Straße;Plz;Ort;Geburtsdatum;Geschlecht;BIC;IBAN;Bankleitzahl;Kontonummer;Mandat_Datum;Zahlungsart;Telefon_privat;Telefon_dienstlich;Email;Eintritt;Beitragsart_1;Beitrag_1;Austritt;Kündigung
22;Herrn;Dr.;Meier;Hans;Ackerstr.1;12345;Testenhausen;22.02.1970;m;MARKDEFF;DE68210501700012345678;12345678;12345;01.01.2000;l;01234-56789;;hans.meier@web.de;01.01.2000;Erwachsene;22,00;;;

Mit allen Feldern (außer Eigenschaften)

Mitglieds_Nr;Personenart;Anrede;Titel;Nachname;Vorname;Adressierungszusatz;Straße;Plz;Ort;Staat;Geburtsdatum;Sterbetag;Geschlecht;BIC;IBAN;Bankleitzahl;Kontonummer;Mandat_Datum;Mandat_Sequence;Mandat_Version;Zahlungsart;Zahlungsrhytmus;Zahlungstermin;KtoiPersonenart;KtoiAnrede;KtoiTitel;KtoiName;KtoiVorname;KtoiStrasse;KtoiAdressierungszusatz;KtoiPlz;KtoiOrt;KtoiStaat;KtoiEMail;Telefon_privat;Telefon_dienstlich;Handy;Email;Eintritt;Beitragsart_1;Beitrag_1;individuellerbeitrag;Austritt;Kündigung;Vermerk1;Vermerk2
22;Herrn;n;Dr.;Meier;Hans;;Ackerstr.1;12345;Testenhausen;Deutschland;22.02.1970;;m;MARKDEFF;DE68210501700012345678;12345678;12345;01.01.2000;1;l;12;1201;;;;;;;;;;;;01234-56789;;0170-1234567890;hans.meier@web.de;01.01.2000;Erwachsene;22,00;44,00;;;;

Vorbereiten einer Mitgliederdatei in Office

In LibreOffice/OpenOffice/Excel müssen in der ersten Zeile die Feld- bzw- Spaltenbezeichnungen stehen und zwar genau in der oben angegebenen Schreibweise. Auf jeden Fall müssen Spalten für alle Pflichtfelder angelegt werden. Es können aber auch für alle Felder Spalten vorhanden sein, die dann leer bleiben.

Datei Aufbau.png

Standardmäßig müssen "Geburtsdatum" und "Eintritt" (Eintrittsdatum) angegeben werden. Unter "Administration" -> "Einstellungen" -> "Anzeige" kann dies vorab geändert werden. Speichern nicht vergessen.

Geburtsdatum Eintrittsdatum Einstellung.png

In der Spalte "Beitragsart_1" muss die Bezeichnung einer vorhandenen Beitragsgruppe eingetragen werden. Man kann sie unter "Administration" -> "Einstellungen" -> "Beitragsguppen" nachschauen oder eine neue anlegen.

Beitragsart.png

Gültige Werte für die Spalte "Zahlungsart" sind b für bar, u für Überweisung oder l für Lastschrift oder Abbuchung oder Bankeinzug. b,u oder l müssen klein geschrieben sein. Wenn l angegeben wird muss auch die IBAN angegeben werden. Ein Feld kann auch leer bleiben, dann wird vom Programm "Barzahlung" angenommen. Keins der Felder darf einen Zeilenumbruch beinhalten. Dies führt zu einer nicht importierbaren CSV Datei.

Beim speichern als CSV Datei (Comma Seperated Values) muss man zumindest in LibreOffice einen Haken bei "Edit filter settings" machen, um weitere Einstellungen vornehmen zu können.

Save Dialog.png

Die Einstellungen sind wie folgt:

Mitgliederimport Einstellungen fuer CSV.png

Anfängerfehler beim Importieren

Nach dem ausführlichen Testen von JVerein ist man gewillt, seine Stammdaten in die Software zu importieren. Dies kann sich unter Umständen als sehr schwierig erweisen. Je nach Aufwand, den man beim Testen betrieben hat, existieren in der Datenbank Verknüpfungen, die nicht automatisch gelöscht werden können. Dies betrifft unter anderem Beispielmitglieder und einen virtueller Buchungslauf. Der Buchungslauf blockiert das Überschreiben der Mitgliederdaten und führt damit zu Fehlern beim Importieren.
Im Idealfall baut man einen ganz neuen Ordner (Datenbankordner) für den produktiven Einsatz. Damit erledigen sich auch Fragen nach "Rücksetzen" der Buchungsnummern nach mehreren Testläufen.

Formatierung von Beträgen

Beträge können entweder als Ganzzahl oder mit Euro und Cent getrennt durch ein Komma angegeben werden. Wichtig ist, dass die Daten in der CSV-Datei ohne führende oder angehängte Leerzeichen geschrieben werden. Es wurde von Problemen mit Excel berichtet.